Julkiset tiedotteet (internet)

REIM tarjoaa apua tietosuoja-asetuksessa

Kirjoitettu 14.05.2018 kello 15:20 (muokattu 14.05.2018 kello 15:20)

EU:n tietosuoja-asetus astuu GDPR voimaan 25. toukokuuta. REIM Group on varautunut asiaan ja auttaa asiakkaitaan asetuksen vaatimusten toteuttamisessa. Taloyhtiöillä on monia henkilörekistereitä, joiden käyttö muuttuu aiempaa tarkemmaksi, ja taloyhtiölle tulee uusia velvoitteita ja vastuita. REIMin  tietosuojapalvelupaketilla taloyhtiö voi varautua uuden asetuksen vaatimuksiin.

Paketti maksaa taloyhtiölle 12,50 euroa kuukaudessa.

Seuraavaan olemme koonneet kysymyksiä ja vastauksia tietosuojapalvelupaketista.

 

 

Miksi tällainen tietosuojapalvelupaketti ollaan ottamassa käyttöön? Mitä taloyhtiö siinä saa?

  • EU:n tietosuoja-asetus tuo taloyhtiöille uusia vastuita ja velvoitteita. Rekisterinpitäjää eli taloyhtiötä velvoitetaan tekemään uuden asetuksen mukaan muun muassa riskianalyysejä ja vaikutusanalyysejä omasta toiminnastaan aiemmin näitä ei ole tarvinnut tehdä. Haluamme tuoda taloyhtiölle helposti valittavan palvelutuotteen, jolla taloyhtiö voi saada oman toimintansa asetuksen edellyttämään kuntoon.

 

Millaisia lisätöitä isännöitsijälle uudesta tietosuoja-asetuksesta aiheutuu? Minkä verran?

  • Käytännössä tietosuoja-asetus ei tuo isännöitsijälle lisätöitä, vaan lisävelvoitteita taloyhtiölle. Me REIMissä olemme arvioineet, että keskivertotyömäärä taloyhtiötä kohti kasvaa noin 2-3 tuntia vuodessa. Tähän palvelumme hintakin perustuu. Tämä pitää sisällään taloyhtiön materiaalien ajantasalla pitämisen ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisen. Tällä hetkellä rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen on pienoinen kysymysmerkki ja niin sanottu taloudellinen riskitekijä isännöinnissä. Uskomme, että erilaisia yhteydenottoja aiheesta tulee käytännössä kuitenkin hyvin maltillisesti.

 

Miten isännöitsijän tehtävät muuttuvat aiemmasta henkilötietorekisterien käsittelyn osalta? Onko rekisterien ylläpito isännöitsijöiden tehtävä nykyisinkin?

  • Käytännössä isännöitsijä tekee muutoksia asiakkaan rekistereihin, kuten ennenkin. Tämä ei muuta käytännön tekemistä siltä osin juurikaan lainkaan. Toki me joudumme lisäämään prosesseihimme valvontamekanismeja, joita ei ole ennen tarvinnut olla. Tietosuoja-asetus tuo muun muassa velvoitteen selvittää, kuka tietoon voi päästä käsiksi ja millä oikeutuksella. Käytännössä isännöitsijätoimisto on aikaisemmin voinut vapaasti määritellä oman henkilökunnan tiedon pääsyn oikeustasoja. Tähän on riittänyt se, että olemme sopineet asunto-osakeyhtiön kanssa palvelun tuottamisesta. Nyt esimerkiksi pitää perustella, miksi kesäharjoittelijalla pitäisi olla oikeus päästä esimerkiksi asukastietoihin kiinni. Tämä lisää kokonaisvaltaisesti isännöinnin palveluntuottamisen kustannuksia.

 

Miten kuukausimaksua perustellaan, vaikka varsinaisen lisätyö aiheutuu käytännössä toukokuussa?

  • Kuukausittainen maksu ei liity taloyhtiön dokumentaation luontiin. Käytännössä tämä on erillinen työ. Päätimme olla laskuttamatta tästä työstä asiakasyhtiöitä aloitusmaksutyyppisellä maksulla. Kuukausittainen maksu perustuu olemassa olevan dokumentaation ylläpitoon esimerkiksi tilanteissa, joissa asunto-osakeyhtiön huoltoyhtiö vaihtuu tai taloyhtiöön asennetaan putkiremontin yhteydessä etäluettavat mittarit. Kun tällaisia muutoksia tulee, taloyhtiöön pitää päivittää riskianalyysejä ja tietoa siitä, kuka ja miksi pääsee näihin tietoihin käsiksi.  Erilaisia linkkejä on taloyhtiössä paljon, mutta niitä ei usein edes huomata tai niiden olemassaolo on kaikessa hiljaisuudessa unohdettu.

 

Syy, miksi emme laskuta aloitusmaksua, perustuu siihen, että me haluamme olla mukana tekemässä dokumentointia, jotta se tulee varmasti oikein. Ikävin tilanne on se, että taloyhtiö teettää tämän työn jossain muualla, jonka jälkeen isännöitsijä tulee kertomaan, että tässä materiaalissa ei ole otettu huomioon näitä ja näitä kohtia.

 

Lisäksi hyvin johdetuilla isännöitsijätoimistoilla on olemassa olevat dokumentoinnit esimerkiksi prosessien osalta ja näiden muokkaaminen taloyhtiön prosesseiksi pienin muutoksin ei ole suuren suuri asia. Tulevaisuudessa tämä dokumentaatio siirtyy isännöitsijätoimistosta seuraavalle perusdokumenttien mukana. Tätä työtä ei siis tarvitse tehdä aina uudelleen. Vain päivittää olemassa oleva dokumentaatio.

 

Onko kuukausimaksu ns. toistaiseksi jatkuva, vai mihin asti kuukausiveloitus maksetaan?

  • Kuukausimaksu on tällä hetkellä toistaiseksi voimassa oleva, mutta meillä on vahva tahtotila päivittää uusi työosuus osaksi olemassa olevaa sopimustyötämme.

Käytännössä tämä tietosuojapalvelupaketti on vanhoille asiakkaille lisä uusien velvoitteiden tuomien lisätöiden osalta. Tulevaisuudessa, kun teemme uusia asiakassopimuksia, nämä työt on palvelusopimukseen sisään laskettuna työnä. Taloyhtiöiden kanssa sovitaan - kuten muidenkin palvelujen osalta - mitä isännöintisopimus pitää sisällään.

 

Syy, miksi tätä ei suoraan vain lisätty asiakassopimuksen hintaan, on puhtaasti asiakkaalta saatu palaute. Emme halua, että tämä vaikuttaa asiakkaasta vain isännöinnin keksimältä rahastukselta. Me haluamme, että tästä aiheutuva kustannus on suoraan avattavissa asiakkaalle. Näemme, että tämän asetuksen mukaiset toimet ovat tulevaisuudessa osa normaalia isännöintiliiketoimintaa. Nyt sovitaan vain lisääntyneen työmäärän korvauksesta. Ei muusta.

 

Palvelupaketti on vapaaehtoinen. Jos sitä ei ota, sanotte että taloyhtiön pitää valita keskuudestaan tietosuojavastaava, jonka velvoitteena on luoda tarvittava dokumentaatio omalle taloyhtiölle. Onko velvoitettu valitsemaan? Miksi?

  • Kyllä, palvelu on vapaaehtoinen. Tämä on osa tuota läpinäkyvyyttä asiakkaalle. Me emme halua pakottaa asiakasta palvelumme piiriin.

Haluamme, että asiakas itse pääsee valitsemaan, miten uudet asetuksen mukaiset asiat heidän taloyhtiössään hoidetaan. Haluamme olla toki auttamassa taloyhtiötä, mutta me emme pakota valitsemaan meitä. Lisätyöt voi hyvin tehdä esimerkiksi taloyhtiössä asuva henkilö, jolla on tarpeeksi tietoa tietosuoja-asetuksesta. Käytännössä vain tällaiset henkilöt tietävät, kuinka paljon tehtävää tuossa työssä on, ja he mieluiten valitsevat isännöitsijän tekemään tarvittavan työn.

 

Tietosuoja-asetuksessa mainittua tietosuojavastaavaa ei taloyhtiön tarvitse erikseen valita. Taloyhtiön henkilötietojen käsittely on yleisesti joko lain velvoittamaa tai rekisteröidyn suostumuksella toteutettua. Näin ollen virallista tietosuojavastaavaa taloyhtiössä ei tarvita. Rekisterinpitäjänä taloyhtiön hallitus vastaa aina viime kädessä tästä asiasta.

 

Syy, miksi me isännöitsijätoimistona tarvitsemme tietosuojastavastaavan henkilön, on puhtaasti se, että isännöitsijällä pitää olla tiedossa kontaktihenkilö, kenen puoleen hän voi kääntyä muun muassa tilanteissa, kun asukas tai osakas haluaa käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan. Näissä tilanteissa isännöitsijä seuraa tietosuojasta huolehtivan henkilön ohjeita ja määräyksiä. Näistä aiheutuneista lisätöistä ja sen kustannuksista sovitaan työn tilaajan kanssa erikseen.

 

 

 

« Palaa takaisin

Näytä
Lähennä Loitonna